プレスリリースの作り方｜初めてでも複数のメディアに掲載される方法

この記事では次のことをお伝えします。

プレスリリースの作成は、情報を効果的に伝えるための重要な手段です。このブログでは、プレスリリースを書く前に考えておきたいこと、プレスリリースの基本要素、プレスリリースの書き方のコツ、記者の気持ちになってプレスリリースを送る方法を解説します。また、実際に新聞に掲載されたプレスリリースの画像もご紹介します。

もし続きが気になる場合は、記事を読み進めてみてください。

プレスリリースを書く前に考えておきたいこと

プレスリリースを書く前に、考えておきたい５つのことをご紹介します。

プレスリリースとは

プレスリリースとは個人や企業、団体が新商品やサービスなどをメディアに紹介するための重要なツールです。 新商品やサービスなどを買ってもらうためには、その存在を広く知らせることから始まるため、プレスリリースはその一環として不可欠です。例えば、企業が新製品を開発したとき、その詳細をプレスリリースに記載し、TVや新聞、ウェブサイトなどのメディアに送ります。メディアがその情報を基に記事を作成し、それが公開されると、新製品の情報が広く世間に知られることになります。

したがって、プレスリリースは新商品やサービスを世間に広めるための重要な手段となります。

プレスリリースを書く目的とは

プレスリリースの主要な目的は、記事や取材につなげて、自社の情報をメディアを通じて広く伝えることです。

しかし、記者や編集者は毎日多数のプレスリリースを受け取るため、それら全てを読むことはできません。

そのため、記者の興味を引き、読みやすいプレスリリースを作成することが重要です。また、伝えたいことや、取り上げてほしいメディア、伝え方の効果性を明確にすることも必要です。これらを理解し、明確な目的を設定することで、プレスリリース作成がスムーズに進み、成功する可能性が高まります。

記者は情報を探している

記者は、情報を探して記事を書くことが仕事です。なので、記者やライターはプレスリリースを重要な情報源の１つとして、記事を作成していると言って良いのではないでしょうか。記者の仕事は新しい情報を探し出し、それを記事にすることであり、プレスリリースはその情報探しの一部となります。記者は日々多数のプレスリリースを受け取ります。その中からタイトルを見て興味があるものを選び、その内容を基に「これは記事になる」と判断したものを記事にします。ですので、プレスリリースは記者やライターが記事を作成できるようなタイトルや見出し、本文を心がけましょう。

プレスリリースは誰でも送れるが、内容は委ねられる

プレスリリースは個人や企業、団体が自らの新商品やサービスなどを広く知らせるための手段であり、誰でも無料で行うことができます。しかし、その結果は必ずしも予測可能なものではありません。プレスリリースは情報提供の一環であり、その情報がメディアによってどのように取り扱われるかは、記者やメディアの判断だからです。例えば、ある企業が新製品のプレスリリースを送ったとします。そのプレスリリースが記者の目に留まり、記事になるかどうかは完全に記者の判断によります。そして、記事が作成されるとしても、その内容は企業が指示できるものではなく、記者とメディアが考えて決めます。したがって、企業が想像していた内容と実際の記事内容が異なる可能性もあります。また、プレスリリースから企業の活動をネガティブに解釈されてしまい、そのように記事が書かれてしまう可能性も否定できません。これは、プレスリリースを送る際に理解しておくべき重要な点です。

プレスリリースでは誤解のないようにする

プレスリリースは、あなたの商品やサービスをメディアと記者に伝え、彼らが記事を書くための素材となります。そのため、プレスリリースを作成する際には、内容がすぐに理解でき、誤解されないような文章を心掛けることが重要です。これにより、多忙な記者が一目で要件を理解し、あなたの活動を正確に報道することが可能となります。つまり、プレスリリース作成のポイントはわかりやすく誤解がない文章を書くことです。

プレスリリースを構成する基本要素

ここからは、プレスリリースを構成する基本的な５つの要素を見ていきましょう。

プレスリリースを構成する基本的な要素とは、

以上です。

順番に見ていきましょう。

冒頭

まず、プレスリリースの冒頭には、「日付」「送付先の企業名と担当者名」「発信者名」を記入します。

日付は、西暦や年号で年月日を書き、プレスリリースを発信した日を記載します。

次に、送付先企業名と担当者名を書きます。担当者がわからない場合は「ご担当者様」という感じで記入します。

発信者は、個人であれば自分の名前、企業であれば企業名と担当者名を正式名称で書きます。

タイトル

タイトルはその内容を一言で表すと、いわばプレスリリースの顔です。

なぜなら、タイトルを見てリード文やその先の本文が見たいかを判断するからです。

その際、キャッチコピーを使う必要はなく、事実を簡潔に書くことが重要です。

例えば、印象に残るワードをタイトルの冒頭、特に左側に配置すると、記者の注意を引くことができます。また、タイトルで要件の大部分を伝えると、記者は一読で内容を把握できます。ですので、結果的に記者の手間を省くことができます。

したがって、主な情報をタイトルで伝えることは、効果的なプレスリリースを作成する上で重要なポイントとなります。

情報が溢れる現代社会では、興味を引くタイトルがなければ、プレスリリースは見過ごされる可能性があります。しかし、虚偽や過度に誇張した表現は避けるべきです。

以下にタイトルで気をつけるポイントをあげました。

これらのポイントを考慮しながら、明確で理解しやすいタイトルを作成しましょう。

リード文

プレスリリースのリード文はタイトルの次に読まれる部分で、タイトルに含まれていない情報を提供するのが良いです。タイトルを簡潔にするため、タイトルにプレスリリースの全てを詰め込むことは難しいからです。

リード文はタイトルで伝えられなかった内容を300～400字程度で収めます。したがって、リード文はタイトルを補完し、読者の興味を引き続けるための重要な要素です。

記者がプレスリリースを読む際、タイトルとリード文が重要な判断基準となります。そのため、これらで内容の主旨を明確に伝え、興味を引くことが必要です。リード文は、具体的な思考や経緯、商品やサービスの特徴、日時や価格などのデータを含め、内容を簡潔に把握できるように作成します。

リード文はプレスリリースの要約であり、読者の興味を引くかどうかを決定する重要な部分です。

以下のポイントに留意しながら、250〜300文字程度で結論を先に書き、必要な情報を整理した簡潔なリード文を作成しましょう。

情報に不足がないように上記のポイントを埋めながら作り込んでいきましょう。

本文

プレスリリースの本文では、リード文で触れた内容を詳細に展開します。ここでもリード文同様、結論から書き、説明を加えていきます。忙しい記者に真っ先に伝えるにはこの方法が最適です。また、視覚的にわかりやすいように写真やグラフを活用します。内容を整理し、必要な情報だけを選んで伝えます。適度な装飾や表・グラフの使用も効果的です。

単に機能や内容を列挙するだけでなく、読者が内容を理解できるように書くことが重要です。なぜなら、ただ列挙しただけの内容では人の心には響いてこないからです。

例えば、商品やサービスを使う人が得られる利益やメリットなど、有益な情報を含めると良いでしょう。ただし、書く情報は事実に基づいていなければならず、嘘の情報は絶対に含めてはいけません。したがって、事実に基づいた有益な情報を選んで書くことが、効果的な本文作成の鍵となります。

連絡先

プレスリリースの最後には、問い合わせ先を明記することが重要です。これは、興味を持ったメディア関係者やユーザーがいつでも問い合わせを行えるようにするためです。具体的には、氏名または会社名、住所、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスを記載します。突然の問い合わせに対応できるように、2名体制をとるとなお良いです。

プレスリリースの書き方のコツ

プレスリリースの書き方のコツを以下に挙げました。

目新しさや社会性があるか

プレスリリースは、記者がニュースとして取り上げやすい形で情報を提供するものです。そのため、あなたの活動や商品が目新しさや社会との繋がりを持つかどうかを確認することが重要です。社会性は、現在の社会のトレンドや問題、季節の話題などからヒントを得ることができます。また、あなたの商品やサービスがどのような人々に魅力的で、彼らがどのようなメディアを利用しているかを考えることも有益です。これらの視点から、あなたの商品やサービスなどと社会や人々との接点を探し、どのように紹介すればメディアが「ニュースになる」と感じるかを見つけ出すことができます。

小さな新しさや昔を掘り起こそう

ニュースは新規性が重要で、すでに他が行っていることを再現するだけではニュース価値は生まれません。プレスリリースのテーマは、目新しさや珍しさがあるかを確認しましょう。

ただし、私たちは「人類史上初」などという大きな「新」である必要はありません。そのようなことは滅多になく、多くのニュースは「少し新しい」ことや「珍しい」活動を取り上げます。

また、あなたのプレスリリースのテーマに「新しい」要素が見つからない場合でも、小さな目新しさや「初」の要素を見つけることが重要です。また、昔あったものを掘り起こすことでも、知られていないことならニュースになり得ます。そして、そのテーマが「今」なぜニュースになるのか、そのタイミングも考慮することが重要です。

プレスリリースにストーリー性を持たせる

記者がさらに深く掘り下げたいと感じさせるストーリーを作ることが重要です。プレスリリースは客観的な事実を簡潔に述べることが基本なので、ストーリー性を持たせることは簡単ではありません。しかし、開発の苦労を記載したり、裏話に触れるなどの工夫をすることで、ストーリーを持たせることができます。

視覚的に読んでみたくなるレイアウトにする

プレスリリースは文字だけでなく、画像や図、空白を活用して読みやすいレイアウトにすることが重要です。また、文章においては曖昧な表現やダラダラと長い言い回しは避け、ニュースの内容や価値が明確に理解できるようにしましょう。読みやすいレイアウトは記者に良い印象を与えるだけでなく、理解を深め、記事化する際にも利用しやすいからです。また、図解やグラフを用いると、言葉だけでは説明しきれない内容を視覚的に伝えることができます。ですので、読みやすいレイアウトを心掛け、視覚的な要素をうまく活用することがプレスリリース作成の鍵となります。

一文を短くする

プレスリリースの文章は短く書きましょう。読みやすい文章は一文あたり25～50文字が理想的です。文章が長すぎると理解が難しくなるためです。文節を短くしたり、「～が」といった接続助詞で文を分けて、「そして」などの接続詞でつなげることで、文章は読みやすくなります。ですので、忙しい記者などの読み手がすぐに内容を理解できるように文章を工夫することが重要です。もし長くなってしまったら、間に区切れる場所はないか、別の表現はないかを検討しましょう。

一目ですぐわかるプレスリリースをめざす

記者は日々多数のプレスリリースからニュースのネタを探しています。そのため、プレスリリースは一読で内容が理解できるように作成することが重要です。理解に時間がかかるプレスリリースは、記者にとっては時間の無駄となり、避けられてしまう可能性があります。したがって、情報を簡潔かつ明瞭に伝えることが求められます。

正しい情報を提供する

メディアは誤った情報を伝えることを最も恐れているそうです。

信用を失うことになるからです。

例えば、プレスリリースに基づいて記事を書いたところ、情報が間違っていて読者からクレームが寄せられた場合、それはメディアにとって大きな問題となります。特に、イベントの日程など重要な情報が誤っていた場合、読者の混乱を招き、メディアの信頼性を損なう可能性があります。

また、間違った情報を提供したあなたの活動の信頼性も損なうことになります。そのため、プレスリリースでは事実を正確に伝えることが重要です。

自分にしかない価値を明確にする

記者の方は、多くの人に報道する価値があるかを見極めています。ということは、多くの人に報道する価値があるプレスリリースは取り上げられるということです。

なので、プレスリリースを作成するときは、メディアが注目しやすい要素を考慮し、情報の重要性が明確に伝わるようにしましょう。

メディアが利用しやすい写真を選ぶ

プレスリリースの画像は、メディア関係者が取材や掲載を決定する際の重要な要素です。そのため、十分な量の画像を含め、メディアが利用しやすいサイズや解像度の画像を選ぶことが重要です。

また、新聞で掲載される画像はカラーとは限りません。例えば、白黒かカラーかはプレスリリースを送った人は選ぶことができません。

ですので、たとえ白黒になったとしてもコントラストがきれいな画像を用意しておくと良いでしょう。

専門用語は極力使用しない

専門用語や業界固有の言葉は、可能な限り避けるべきです。これらの言葉は社内や業界内で一般的に使われているかもしれませんが、記者にとっては必ずしも理解しやすいわけではありません。

ですので、一般の方にもわかりやすい言葉で文章を書きましょう。

また、絶対に使用しなければならない専門用語がある場合は、注釈や解説を付けて、初めて見る人でも理解できるようにすることが重要です。

形容詞を避けて、数字やデータを用いて表現する

プレスリリースは客観的な事実を伝えるためのツールです。そのため、「早く」「優しい」といった主観的表現は避けるべきです。もし、これらの表現を使う場合はどのくらい早いのか、どう優しいのかを具体的に示す必要があります。

具体的な数字としては、「10分で」「1日1,000人」といった具体的な表現を用いることで、読者が誤解することを防ぐことができます。

また、販売数、来場者数などの具体的な数値を含めると、記者に強い印象を与えることができます。

記者は客観的な事実を伝えるために、数値情報を重視しています。そのため、本文だけでなく、タイトルやリード文にも数値やその根拠を積極的に取り入れることが良いでしょう。

プレスリリースに顔写真を入れる

プレスリリースに担当者の顔写真があると、記者は親近感を感じやすく、そのプレスリリースに注目します。

人物の写真、特に担当者の顔写真は自然と親近感を引き立てるからです。

また、新聞紙面に写真が多いと読者に親近感を与えるとともに、その企業と記者との距離が近く感じられます。

ですので、プレスリリースに担当者の顔写真を含めることは、記者の関心を引き、親近感を増す効果があるのでぜひ取り入れてみましょう。できれば１枚目に顔写真があると良いです。

枚数はA4サイズ２枚程度にする

プレスリリースはA4サイズ1枚、多くても2枚以内にまとめることが望ましいです。

文字数が多すぎると読み手が理解しづらくなるからです。それ以前に枚数が多いという理由で、読んでもらえなくなる恐れがあります。

ですので、全体の文字数は1500文字程度が理想です。そうすると、大体２枚で収まる計算です。

したがって、プレスリリースは読みやすさを考慮してA4サイズ１～２枚にまとめ、文字数も適切に抑えることが重要です。

資料があれば同封する

プレスリリースの文中で詳細な資料を説明するのではなく、資料は別にわけましょう。

これは、記者が必要に応じて資料を参照できるようにするためです。

記者が情報を必要とする際に、添付された資料から自由に取り出せるようにすることが重要です。

したがって、メディアの視点を考慮し、資料は別で提供することが望ましいです。私の場合は、プレスリリースに、「名刺」「DM」「ポストカード」を同封しました。

記者の気持ちになってプレスリリースを送る

プレスリリースを見る側の記者の気持ちになると、プレスリリースを書く内容が明確になると思います。

以下の５つの点に注意して、プレスリリースを作成していきましょう。

プレスリリースはどのように選ばれているのか

担当記者は毎日何百枚ものプレスリリースを選別し、その中から数十件程度を取り上げるそうです。プレスリリース全てを読むことは困難なため、一件あたりの選別時間が秒単位に限られていているそうです。

記者はプレスリリースの1ページ目や見出しに注目し、直感的に何が伝えられているか理解できるもの、特に商品名が強調されていたり、視覚的に引き立つ要素があるものに目が留まりやすいのだとか。

したがって、プレスリリースは一目で理解でき、読みやすさと視覚的な魅力が重要であると言えます。

宛先には具体的な部署や担当者名を書く

宛先には、具体的な部署や担当者名を書きましょう。

媒体との直接的なつながりがない場合でも、具体的な部署や担当者名をプレスリリースの宛先に明記することが重要です。

もし、初めてプレスリリースを送る場合は「ご担当者様」と書けば良いです。

例えば、新聞社の場合「〇〇新聞〇〇支局ご担当者様」と書きましょう。

プレスリリースが個別に宛てられたものと感じられれば、その受け取り側もより一層その内容を理解しやすく、関心をもって対応するでしょう。

ですので、プレスリリースでは、その配布先の具体的な部署や担当者の名前を宛先として明記することで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。

宛先不明の場合は直接聞く

プレスリリースを送るときには、どの媒体でどこの宛先に送ればよいかを意識しましょう。

宛先によっては、採用されない可能性があるからです。

例えば新聞でいうと、「総合面」「政治面」「国際面」「経済面」「スポーツ面」「特別面」「地域面」「くらし面」「社会面」など非常に多くの面があり、それぞれに担当が別れています。例えば、極端な例ですが、新商品のプレスリリースをスポーツ面に送っても取り上げてもらえる可能性は低いと想像がつきます。

ちなみに私は、絵画個展のプレスリリースを「地域面」「総合面」「地域の情報面」で取り上げていただきました。予め新聞を購入し、どこの面で取り上げられそうかを調べてみました。もし、どこにお送りすればよいかわからない場合は、直接聞いてみると一番確実かと思います。

ただし、タイミングやプレスリリースの内容によっては取り上げられない場合もあります。

テーマによって配信先メディアを変える

プレスリリースのテーマによって、配信先のメディアを選びましょう。

メディアが求めている情報とプレスリリースの内容が合致することで、より効果的な情報伝達が可能となるからです。

手当たり次第にプレスリリースを送るのではなく、その内容に親和性のあるメディアを選ぶことが重要です。

したがって、プレスリリースの配信先はそのテーマによって適切に選ぶべきです。

開催地、居住地、出身地に送る

また、プレスリリースの送付先にも考慮したいところです。

例えば、A県在住で、B県の展示会のプレスリリースを作ったとします。その場合は、真っ先にB県のメディアの記者に送ります。

さらに居住地のA県のメディアにも送ります。

さらにさらに、その人が地方出身だった場合には、出身地のC県のメディアにもプレスリリースを送ります。

実際に採用されたプレスリリース

ここからは、実際に私が採用されたプレスリリースをご紹介します。

個人で油絵の個展を開催する際に作成したプレスリリースです。

展覧会のお知らせ

記事掲載依頼

手書きの便箋

手書きの便箋は、「きれいな手紙が書ける便箋」という便箋を購入して、筆ペンで書き、同封しました。

封筒に上記の「展覧会のお知らせ」「記事掲載依頼」「手書きの便箋」を入れました。さらにDM、名刺、ポストカードを同封して新聞社に送付しました。

新聞社にプレスリリースをお送りした結果、同時に３社にお声がけいただき、新聞に掲載していただきました。

開催地の新聞社

こちらは開催地にお送りしたプレスリリースで採用していただいた新聞です。

電話取材で、ご対応いただきました。

やり取りは電話で２～３回ほどでした。

新聞には、カラーで作品画像を載せていただきました。

開催地の新聞社

こちらは開催地にお送りしたプレスリリースで採用していただいた新聞です。

メール取材でご対応いただきました。

記者の方に、お送りした画像の中でコントラストがはっきりした絵を選んでいただき掲載していただきました。

記者の方には、お忙しい中丁寧にご対応いただき、色々と教えて下さいました。

出身地の新聞社

こちらは、私の出身地にお送りしたプレスリリースで採用していただいた新聞です。

本社から私の居住地近くまで電車で来てくださり、取材していただきました。

発行された新聞も送ってくださいました。

この新聞のおかげで中学時代の友人が会場に駆けつけてくれました。

プレスリリースの書き方にこれといった正解はないと思いますが、一つの例として見ていただければと思います。

プレスリリースが採用されるか否かは、プレスリリースが送られる時期や数によっても、左右されると思います。また、例えプレスリリースが採用されたとしても、開催日の天候や周辺イベントなどに影響される可能性があります。

ですので、自分でコントロールできることは、プレスリリースの内容をしっかりと作り込んでいくことです。

そうすれば、採用される可能性は高まると思います。

まとめ

プレスリリースを効果的にメディアにお送りして、あなた個人や企業の商品やサービスを広めましょう。